كيف تكتب تقريرا بطريقة احترافية؟

كيف تكتب تقريرا بطريقة احترافية؟

Posted on Posted in مقالات متخصصة

في ظل الواقع الذي تمر به أغلب المؤسسات، والتغييرات التي تشهدها شركات الأعمال في أنظمتها وسياساتها، يحتاج أرباب العمل لوسيلة اتصال تربطهم بالعاملين لديهم للتعرف من خلالها على أهمّ مقترحاتهم وآرائهم، والتوصيات المتعلّقة بشؤون العمل ومشاكله وصعوباته، وكيفيّة تحسينها والنهوض بمؤسّساتهم نحو أهداف إستراتيجية واضحة لجميع الأفراد المسؤولين، هذه الوسيلة من دون شك هي تقرير العمل. إذا كيف تكتب تقريرا بطريقة احترافية؟ 

تقرير العمل عبارة عن قائمة أو عرض واضح بمعلومات معيّنة، وحقائق وبيانات متعلّقة بموضوع أو مشكلة أو طارئ ما، يتخلّله تحليل منطقي واقتراحات خاصّة وتوصيات معيّنة، أو توجيهات تتماشى مع طبيعة نتائج التحليل، وفي ضوء هذا التوضيح البسيط لتقارير العمل فإنّها قد تكون إمّا شفهيّة، أو لفظيّة، أو تحريريّة، أو مكتوبة بالاستعانة بالوسائل المناسبة لإيضاحها وتحقيق الغاية منها بفعاليّة، كونها تعدّ مصدراً أساسياً للمعلومات القابلة للرجوع إليها في أي وقت، وركيزة أساسيّة للقرارات الهامّة في الشركة، الأمر الذي يجعل منها وسيلةً مساعدة أكثر من غيرها في فهم الحقائق، واستيعاب وضع المؤسّسة عند منحنيات معيّنة أو ظروف طارئة تعترضها.

تمّ كتابة تقرير العمل بالخطوات الآتية: نحدّد الهدف من مادة التقرير كخطوة أولى لكتابة تقرير، ونحدّد متلقّي التقرير، وطبيعة المعلومات المراد إضافتها، وكيفية إضافتها بالشكل الذي يُحقّق الهدف منها.

بعد كتابة جزء من مادّة التقرير يتم مراجعة الأفكار المُتضمّنة، والخروج بالأفكار الرئيسة منها، وترتيبها بتسلسل منطقي.

عند المباشرة بكتابة المحتوى المراد عرضه يجب مراعاة عدة أمور، منها أن يكون مُركّزاً لا يخرج عن غاية التقرير، ومُتماسكاً الأجزاء، وأفكاره المنظمة المدعومة بالثّوابت والحقائق اللازمة ليعمل التقرير عمله.

عند الوصول للهيكل البنائي، والذي يُعدّ وصفٌ مختصرٌ لمحتوى العرض بشكل منطقي ومرتّب، يُراعى تناسق محتوياته، وتوازيها، وتدرّجها المنطقي، وتقسيمها المناسب، وذلك لمساعدة المُتلقّي على فهم واستيعاب ما سيعرض عليه، وكذلك لمساعدة المرسل في صياغة موضوعه.

أخيراً نصل إلى مرحلة المراجعة والتدقيق، والتي يُفضّل أن يقوم بها شخص مُختصّ وليس كاتب المحتوى الأصلي، يتمّ التركيز في هذه المرحلة على مراجعة الجمل والتأكّد من سلامتها لغوياً، وكذلك دون شك مراعاة علامات الترقيم، ومراعاة مواضع النقط والفواصل وغيرها، ويُراعى أيضاً في هذا الخصوص توافق الأزمنة المستخدمة في الجملة الواحدة، ومدى وضوح مقاطعها، بحيث يحتوي كل مقطع على فكرة أساسية واحدة يتم ربطها ببعضها بأسلوب مُنظّم وسلس باستخدام وسائل الربط اللغوية الملائمة.

وللمزيد من المعلومات حول كتابة التقارير تواصل معنا عبر سوبر أعمال..

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *